Van der Velden
Van der Velden Rioleringsbeheer is met 300 medewerkers verdeeld over twaalf werkmaatschappijen, het grootste bedrijf op het gebied van rioleringsbeheer in Nederland. Ook het meest brede trouwens, van huisontstoppingen tot en met het onderhoud van gemeentelijke rioleringen. Het bedrijf heeft een evolutie doorgemaakt van curatieve operaties naar integraal en planmatig rioolbeheer. Daarbij ligt de nadruk op analyse, preventie en het direkt inspelen op incidenten. Voor inzameling en verwerking van vet/water/slib en olie/water/slib, beschikt Van der Velden Buren BV over twee grootschalige en hooggespecialiseerde afvalverwerkingscentra in Buren en Schalkwijk. Tot hun opdrachtgevers behoren grote bedrijven als Mc Donald's Nederland, Albert Heijn, BP en Avia. De heer Jan-Peter de Grauw is als bedrijfsleider verantwoordelijk voor beide vestigingen: "eigenlijk zijn we de grootste putjesschepper van Nederland. Een eenvoudig bedrijfsproces, waar je alleen aan kan verdienen als je het efficiënt doet, met zo min mogelijk overhead." In dit artikel vertelt hij hoe zij dit met een Pluriform-informatiesysteem aanpakken.
Wat er in komt, moet er ook weer uit
Met 15 vrachtwagens, worden er jaarlijks zo'n 25.000 ledigingen uitgevoerd. Deze afvalstromen worden verwerkt in deelstromen met een "hogere waarde" of "lagere kosten". Door de Afvalstoffenwetgeving is dit in Nederland een streng gereguleerd proces. De Grauw: "Wat erin komt, moet er ook gescheiden in precies gelijke hoeveelheden weer uit. Dit levert het nodige papierwerk op. Van gemiddeld zo'n 100 adressen per dag ontvangen wij afvalstroomformulieren met doorslagen. Dan volgt er een acceptatie bij binnenkomst en gaan we het verwerken, hetgeen voor elke deelstroom opnieuw een papieren verantwoording met zich meebrengt, in de vorm van bijvoorbeeld begeleidingsformulieren, afvalbalansen en facturen . Het is een proces van informatie verwerken en accepteren. Iets waarbij wij streven naar continue verbetering."
Groeien in efficiëntie
In 1989 werd er nog maar met één vrachtwagen gereden waardoor de meeste informatie nog op papier kon worden verwerkt. Alleen de factuurstroom werd afgehandeld met Grote Beer. De groei die Van der Velden doormaakte, gecombineerd met een steeds strengere en uitgebreidere Afvalstoffenwetgeving, noodzaakte tot verhoging van de administratieve professionaliteit. "Eind 1994 maakten we bewust de keuze om te streven naar meer groei. Maar als dan ook je dan ook veel meer groeit in overhead, word je er natuurlijk niets beter van. Er zou een oncontroleerbare papierwinkel kunnen ontstaan, met te weinig overzicht" aldus De Grauw. Er werd daarom een standaardpakket aangeschaft, specifiek gericht op de branche. Hieraan werden specifiek voor Van der Velden, diverse maatwerkonderdelen aan toegevoegd onder andere op het gebied van transportplanning. Dit proces van toevoegen van maatwerkfunctionaliteit aan een standaardpakket, was niet eenvoudig: "Het was kostbaar en bracht nogal wat werk met zich mee, de stand van de technologie was toen echt anders dan nu ." De werkwijze was dat Van der Velden aangaf wat zij nodig had zodat de producent dit als maatwerk kon programmeren. De Grauw kernachtig: "wij moesten wat roepen en dan kwam er wat terug. Maar het was maar de vraag of het datgene was wat we geroepen hadden en of wij wel het goede geroepen hadden." Uiteindelijk werd de oplossing geïmplementeerd op acht werkplekken en heeft circa 6 jaar naar voldoening gefuntioneerd.
Standaardpakket voldoet niet meer
De Grauw: "Eind jaren negentig noodzaakte onze groei ons opnieuw tot meer beheersing en het verhogen van onze effectiviteit. De flexibiliteit van het informatiesysteem hield echter geen gelijke tred met onze behoefte aan verandering. Bovendien was het een inmiddels verouderde DOS-applicatie. De meermalen beloofde Windows-versie bleef maar uit. Wat er uiteindelijk aangeboden zou worden was niet meer dan een schil rondom DOS, waarbij we nog niet zeker waren of het mogelijk was om het maatwerk zondermeer mee te nemen."
Binnen de gehele Van der Velden groep werd er op dat moment een onderzoek gedaan door Cap Gemini naar de administratieve organisatie. Een van de resultaten die hieruit voortvloeiden was het besluit om de vestiging Buren opnieuw te automatiseren "ons programma voldeed eenvoudigweg niet meer aan onze groei ambitie" aldus De Grauw.
In het daaropvolgende keuzeproces werd naast Navision en Oracle ook Pluriform meegenomen, vanwege de goede referentie die GTI Installatietechniek had geleverd met haar op twintig vestigingen in gebruik zijnde Pluriform-informatiesysteem voor Technisch Onderhoud en Beheer.
Keuze voor Pluriform
Na een selectieproces, waarbij onder andere Pluriform 'technisch' werd beoordeeld, koos Van der Velden uiteindelijk voor Pluriform. De Grauw: "Pluriform Software had een glasheldere visie van geen rapporten gaan schrijven maar gewoonweg aanpakken en direct ontwikkelen in samenspraak met materiedeskundigen van de klant. Een no-nonsens mentaliteit die ons erg aanspreekt. Natuurlijk moet het programma die flexibilteit wel aankunnen. In een workshop van enkele dagen werd dat al gauw duidelijk. Het tempo en de flexibiliteit waarmee op ons toegespitste functionaliteit werd gerealiseerd was indrukwekkend. De betrokken Pluriform-consultants kwamen op ons kantoor met hun notebook en je zag het systeem als het ware onder hun handen ontstaan." In een kort plan van aanpak werd de door Van der Velden gewenste functionaliteit vervolgens onderverdeeld in een aantal werkgebieden. Aan ieder werkgebied werd een zogenaamde Timebox, een budget van een beperkt aantal projectdagen gehangen, waarbinnen de Pluriform-consultants samen met de materiedeskundigen de functionaliteit moesten realiseren. De Grauw blijft nuchter bij het feit dat hij slechts op basis van deze inventarisatie, aan de slag is gegaan "Je kan alle beren van te voren proberen in te schatten en af te schieten, maar de enige zekerheid die je hebt is dat dat nooit lukt en dat je daarom alleen nog meer zeker bent van het feit dat je het huis niet meer uit durft. Je ontkomt er niet aan om risico's te nemen, maar je moet er gewoonweg voor zorgen dat de risico's inschatbaar, inzichtelijk en aanvaardbaar zijn. En dat levert deze werkwijze wel op. "
Betrokkenheid van medewerkers
De Grauw is zeer te spreken over Timeboxing. "De benodigde functionaliteit werd telkens ingedeeld in 'need's ' en 'nice to have's'. Daar creëer je duidelijkheid mee en neemt het risico af dat je te lang of met verkeerde dingen bezig bent." Ook de wijze waarop zijn medewerkers betrokken zijn bij de realisatie van het systeem ervaart hij als positief: "Mensen vinden het heel prettig om nauw betrokken te zijn, om te weten dat hun materiedeskundigheid en ervaring meetelt. Zij moeten er straks mee werken! Je maakt leerprocessen door, omdat je soms weleens drie stappen vooruit gaat en een stap terug. Maar als je dat snapt en de reden daarvan blootlegt, is dat soms weer twee stappen vooruit. Doordat je iteratief het systeem opbouwt en test, was het voor sommigen soms toch lastig om te accepteren dat je er bij het testen toch nog fouten uit haalt. Maar dat is een logisch gevolg van een dergelijke iteratieve werkwijze. Bij de traditionele manier van het bouwen van maatwerk kom je er pas achter als het uiteindelijke systeem wordt opgeleverd en in gebruik is genomen, en dan is het te laat om nog iets te veranderen."
Toekomst
Volgens De Grauw blijft het systeem bij met de veranderende werkelijkheid: "de flexibiliteit van Pluriform biedt alle mogelijkheden om ook de komende jaren onze wensen makkelijk in het systeem in te passen." Doordat Pluriform eenvoudig in gebruik is, is ook de continuïteit van de kennis over het systeem beter gewaarborgd vindt De Grauw: "je bent minder kwetsbaar voor vertrek van mensen, doordat je meerdere mensen kunt opleiden die voldoende weten van Pluriform, in plaats van een goeroe die alles weet van een bepaald standaardpakket."
Op dit moment wordt het systeem ingezet voor het primaire proces van afval, planning en administratie. In vervolg hierop overweegt Van der Velden om ook het meer secundaire proces van verkoop, personeel en Arbo-beheer met Pluriform te gaan ondersteunen. "Allemaal in één volledig geïntegreerd Pluriform-informatiesysteem" aldus een tevreden De Grauw.